La Universidad Autónoma de Santo Domingo produce y recibe un gran cúmulo de documentos que tiene que procesar, por lo cual es primordial disponer de un sistema de gestión documental eficiente que proporcione una adecuada preservación, como garantía de transparencia, efectiva rendición de cuentas, gestión de calidad, inclusive protección de los derechos humanos.
Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la gestión de documentos es el “proceso de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos” (1988. Diccionario de Terminología Archivística).
La norma ISO 15489 1:2001, define el mismo concepto como “campo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, preservación y evaluación de documentos que incluya procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas”.
Cabe destacar que ambas definiciones hacen mención de los conceptos de eficiencia y eficacia, orientados a la gestión documental y a la administración de archivos, aplicable a toda tipología documental, en cualquier soporte o formato, producido o recibido por la institución en el desarrollo de sus funciones o actividades durante el ciclo vital de los documentos.
Por tanto, la gestión de documentos y de archivos es un proceso transversal a todas las dependencias académicas y administrativas de la UASD, en razón de que integra a las distintas áreas de la academia en todos los procesos que se llevan a término.
Los documentos contienen datos que son útiles para satisfacer una demanda de información o conocimiento. Por consiguiente, homologar el Sistema de Archivos Universitario (SAU) de la UASD, conformado por el Archivo Central, los Archivos de Gestión de la Sede, Recintos, Centros y Subcentros y la creación del archivo histórico como estructura universitaria, con las directrices establecidas en la ley de Archivos No. 481-08 de la República Dominicana y las normas nacionales e internacionales, constituiría un aval para una gestión eficaz, integrando estrategias de tratamiento de los documentos, tanto en soporte papel como electrónico, para facilitar la conservación y la disponibilidad de los documentos, teniendo como resultado una rápida acción en la toma de decisiones, transparencia y acceso a la información.
En horabuena, a propósito de la conmemoración del Día Internacional de los Archivos este viernes 9 de junio de 2023.
El autor es arquitecto en ejercicio, máster en archivística y gestión de documentos y docente universitario.
